Prise de décision suite à la divulgation de données confidentielles au profit de l’une de ses représentantes
Le 19 mai dernier, la direction d’Universitas a été informée que Marco Roberge, infirmier auxiliaire au CIUSSS de l'Estrie – CHUS et radié pour une période de 15 mois pour avoir divulgué des renseignements de nature confidentielle, aurait fourni les coordonnées de nouveaux parents à sa conjointe, représentante chez Universitas, pendant une période de 10 ans, entre décembre 2006 et décembre 2016.
Nous tenons à rassurer les parents sur le fait qu’Universitas n’était absolument pas au fait de tels agissements de la part de sa représentante, qui vont totalement à l’encontre de notre éthique professionnelle, notamment en termes de protection des renseignements personnels. Nous condamnons ces agissements avec la plus grande fermeté, qui sont par ailleurs strictement défendus aux termes des engagements contractuels pris à notre égard par nos représentants.
Dès que nous avons été informés de la situation, nous avons ouvert une enquête interne visant à faire toute la lumière sur cette situation, que nous qualifions des plus sérieuses et inacceptables. C’est ainsi que nous avons décidé de rompre notre relation d’affaires avec la représentante en question.
Afin de démontrer notre plus grand sérieux dans cette affaire, nous allons également en informer les diverses instances qui régissent notre pratique, soit la Chambre de la sécurité financière (CSF), l’Autorité des marchés financiers (AMF), de même que l’Association canadienne des courtiers en REEE (ACCREEE).
Universitas rappelle que ses représentants sont autorisés à recevoir des références provenant de partenaires d’affaires, tant cela se fait dans le respect de la loi ainsi que nos politiques à ce sujet.
Voici également quelques exemples d’actions qui sont déjà implantées au sein de notre organisation, ou en cours de le devenir, et pour lesquelles, nous sommes convaincus, nous aidera à éviter qu’une telle situation se reproduise :
- Intensification de la fréquence de nos formations d’appoint en matière de conformité auprès de nos recrues et de nos représentants d’expérience, de même que des rappels réguliers de leur responsabilité en matière de protection des renseignements personnels;
- Rappel de l’existence et du bien fondé de notre Politique de dénonciation, qui vise à encourager les personnes qui croient qu’une ou des violations de la Loi, fautes professionnelles ou autres ont été commises ou sont sur le point d’être commises, de communiquer en toute confiance avec un organe indépendant d’Universitas, sans crainte d’action négative ou de représailles;
- Revue de notre façon de superviser les partenariats d’affaires de notre réseau de distribution indépendant, afin d’avoir le meilleur contrôle possible sur les façons de faire de la prospection et du développement des affaires.
Au nom de toute l’Équipe Universitas, nous tenons également à offrir nos plus sincères excuses à toutes les familles qui auraient pu être affectées ou impactées par cette situation.
Pierre Lafontaine
Vice-président, Exploitation et service à la clientèle