Confidentialité

Kaleido Croissance inc.

Politique sur la protection des renseignements personnels

Une question de confiance

Depuis 1964, près de 150 000 souscripteurs ont fait confiance à la Fondation Kaleido (la « Fondation ») et à son placeur, Kaleido Croissance inc. (« Kaleido Croissance ») (collectivement désignées « Kaleido »).

Kaleido s’est bâti une réputation enviable grâce à la saine gestion et à la sécurité de ses placements. Les Renseignements personnels qu’elle recueille auprès de ses Clients doivent être administrés rigoureusement afin d’en garantir la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et l’exactitude.

Les produits de Kaleido évoluent, tout comme la façon de les offrir à ses Clients, mais son souci de préserver la confidentialité des Renseignements personnels demeure le même.

La présente politique décrit comment Kaleido protège les Renseignements personnels qu’elle détient et utilise, notamment dans la gestion des plans de bourses d’études et dans l’administration des subventions gouvernementales.

1. Définitions

Renseignement personnel

Tout renseignement au sujet d’une personne permettant de l’identifier constitue un Renseignement personnel, et ce, peu importe la nature et la forme du support utilisé, qu’il soit écrit, graphique, sonore, visuel, informatisé ou autre.

Les Renseignements personnels recueillis par Kaleido varient selon les fins pour lesquelles ils sont collectés.

Par exemple, si un requérant demande de l’information sur les produits offerts par Kaleido, celle-ci n’aura besoin que des renseignements lui permettant de l’identifier et de communiquer avec lui. Toutefois, si un requérant souhaite souscrire à un plan de bourses d’études, il faudra, entre autres, collecter des informations financières à son sujet ainsi que son numéro d’assurance sociale.

Client

Les Souscripteurs et les Bénéficiaires sont considérés Clients de Kaleido. Pour les fins de la présente politique, tous les clients potentiels sont compris dans l’expression « Client ».

Souscripteur

Particulier ou responsable public ayant souscrit à un des plans de bourses d’études promus par la Fondation Kaleido.

Bénéficiaire

Personne désignée par un Souscripteur à laquelle ou au nom de laquelle il est convenu que des paiements d’aide aux études soient accordés selon les modalités d’une convention de plans de bourses d’études.

2. Fins de la collecte des Renseignements personnels

Kaleido s’engage à déterminer, avant la collecte de Renseignements personnels auprès de ses Clients, les fins auxquelles ceux-ci seront utilisés. Toute personne mandatée par Kaleido pour recueillir des Renseignements personnels doit être en mesure d’expliquer l’utilisation qui sera faite de ces renseignements.

La collecte de Renseignements personnels auprès d’un Client se fait par le biais des différents formulaires, sur support papier ou informatique, dont notamment le formulaire d’ouverture de compte, les formulaires pour l’obtention des subventions gouvernementales, les coupons de références, les formulaires de demande d’information ou d’inscription à des concours ou des promotions, les sondages, etc.

Ces documents indiquent clairement les fins de la collecte de Renseignements personnels par Kaleido.

Nous pouvons communiquer avec un Client par téléphone, courrier électronique ou courrier postal, en utilisant les coordonnées dont nous disposons à son dossier et selon les préférences dont il nous a fait part.

3. Obtention du consentement

Kaleido, par l’entremise de ses responsables désignés, ne recueille et n’utilise les Renseignements personnels des Clients qu’après avoir obtenu au préalable leur consentement écrit.

Généralement, ce consentement est donné par la personne concernée ou par un tiers dûment autorisé, comme un tuteur ou un mandataire, dès la collecte des Renseignements personnels. Dans certaines circonstances, il se peut que le consentement du Client soit accordé verbalement ou par courriel.

Si Kaleido doit collecter des Renseignements personnels auprès d’un tiers, elle ne peut le faire que s'il a obtenu le consentement de la personne concernée par le Renseignement personnel.

Sous réserve du respect des lois en vigueur, les Clients peuvent retirer leur consentement relatif à l’utilisation de leurs Renseignements personnels en transmettant un avis écrit à cet effet à Kaleido Croissance. Le cas échéant, Kaleido Croissance doit informer la personne concernée des conséquences d’un tel retrait, dont notamment la difficulté ou l’impossibilité d’assurer la pleine gestion du plan de bourses d’étude souscrit par elle, le cas échéant.

4. Responsabilité

Kaleido est également responsable de faire respecter tant la législation en matière de protection de Renseignements personnels que la présente politique par tous les employés, mandataires, fournisseurs de services ainsi que par sa force de vente qui sont susceptibles de collecter, d’utiliser ou d’avoir accès aux listes et bases de données qui contiennent les Renseignements personnels de ses Clients.

5. Accès aux Renseignements personnels

Kaleido exerce un contrôle strict sur les accès aux Renseignements personnels de ses Clients. Ainsi, seuls les employés, représentants ou fournisseurs de services qui ont un réel besoin de consulter ou de modifier les Renseignements personnels des Clients peuvent y accéder. Aucun accès injustifié aux Renseignements personnels n’est toléré.

Le Responsable de la protection des Renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et s’assure de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels détenus par Kaleido. Lorsque celle-ci doit divulguer des Renseignements personnels à un tiers, par exemple, à un fournisseur de services, elle ne lui divulgue que ceux nécessaires à l’exécution de son mandat et doit lui imposer des obligations en matière de protection des Renseignements personnels qui ont au moins la même teneur que celles prévues dans la présente politique.

Kaleido s’efforce d’appliquer les principes dégagés par la présente politique à l’ensemble de ses activités et à instaurer des processus visant à en assurer le respect, tant par les employés du siège social que par sa force de vente qui sont quotidiennement sensibilisés à l’importance de la protection des Renseignements personnels.

6. Limitation de la collecte et utilisation des Renseignements personnels

Kaleido ne doit collecter auprès de ses Clients que les Renseignements personnels qui sont nécessaires à la souscription ainsi qu’à la gestion du plan de bourses d’études souscrit.

Les Renseignements personnels demandés aux Clients sont ceux qui permettent à Kaleido de remplir ses obligations en matière de connaissance des Clients, de convenance des transactions et de saine gestion des plans, notamment les informations susceptibles d’être transmises aux gouvernements à des fins fiscales ou pour l’obtention de subventions.

Kaleido s’engage à procéder de manière honnête et licite à la cueillette, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels de ses Clients.

7. Exactitude des renseignements

Kaleido s’engage à faire tout ce qui est en son pouvoir pour s’assurer de l’exactitude des Renseignements personnels qui lui sont confiés, notamment lors de la souscription par un Client à plan de bourses d’études ou lors des modifications qui pourraient y être ultérieurement apportées.

Les Renseignements personnels détenus par Kaleido ne seront toutefois pas systématiquement mis à jour à moins que les services pour lesquels ils sont requis ne l’exigent.

N'hésitez pas à communiquer avec le service à la clientèle de Kaleido pour nous informer des changements concernant vos Renseignements personnels ou pour vous assurer de leur exactitude.

8. Demande d’accès et de rectification

La politique de Kaleido concernant la protection et l’utilisation des Renseignements personnels est accessible sur simple demande et est disponible sur le site Internet de Kaleido.

Kaleido s’engage également à informer toute personne de la détention de Renseignements personnels qui la concernent, de l’utilisation qui en est faite et de son droit à les consulter.

Les employés et représentants de Kaleido doivent être en mesure de répondre aux questions et aux préoccupations des Clients au sujet des Renseignements personnels qui sont recueillis ou qui sont utilisés pour la gestion de leur dossier. Si la réponse reçue ne satisfait pas les attentes d’un requérant, ce dernier peut contacter la personne responsable de la protection des Renseignements personnels identifiée ci-dessous afin de recevoir de plus amples renseignements.

Tous les Clients ont le droit de contester l’exactitude des Renseignements personnels qui les concernent et de demander qu’une rectification leur soit apportée.

Kaleido s’engage à répondre avec diligence aux demandes de communication de Renseignements personnels ainsi qu’aux demandes de rectification.

Les demandes d’accès aux Renseignements personnels détenus par Kaleido et les demandes de rectification doivent être transmises par écrit à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Kaleido Croissance inc.
Centre d’affaires Henri-IV
1035 avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 500
Québec QC, G1W 0C5

 

9. Vérification de l’identité

Lorsqu’un Client fait une demande pour accéder aux informations recueillies dans le cadre de l’ouverture d’un plan de bourses d’études ou à son dossier ou pour y apporter une modification, les employés et les représentants de Kaleido doivent, au préalable, identifier le requérant avec certitude, selon les pratiques généralement reconnues et recommandées par l’industrie.

10. Mécanisme de traitement des plaintes

Les Clients peuvent présenter une plainte concernant la protection des Renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de la présente politique identifiée à l’article 8 ci-dessus.

11. Mesures de sécurité (vol et perte)

Kaleido a mis en place des mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques afin de réduire au maximum les risques de vol, de perte, de communication indue ou de modification non autorisée des Renseignements personnels.

Kaleido révise périodiquement ces mesures afin d’être à jour et d’offrir la meilleure protection possible à tous ses Clients relativement à la protection de leurs Renseignements personnels.

12. Administration de la politique

Responsable de l’adoption de la politique

Le conseil d’administration de la Fondation Kaleido

Responsables de l’application

La Fondation Kaleido et Kaleido Croissance inc. par chacun des responsables désignés

Date de la mise à jour de la politique : 4 juin 2015

Date d’entrée en vigueur de la politique : 11 décembre 2008

13. Modification à la politique

Kaleido révise périodiquement sa politique de protection des Renseignements personnels pour s’assurer qu’elle rencontre les plus hautes normes en la matière.

Kaleido s’engage à la rendre disponible, ainsi que toute modification qui y est apportée, sur son site Internet(www.kaleido.ca) dans un délai raisonnable.

 

Kaleido Services financiers inc.

1. Définitions

  • Renseignement personnel : Tout renseignement ou toute combinaison de renseignements au sujet d’une personne physique permettant de l’identifier constitue un Renseignement personnel, et ce, peu importe la nature et la forme du support utilisé, qu’il soit écrit, graphique, sonore, visuel, informatisé ou autre.
  • Titulaire : Est un Titulaire toute personne physique à propos de laquelle Kaleido Services financiers inc. collecte, détient et utilise des Renseignements personnels, incluant notamment les clients, clients potentiels, conjoints des clients, personnes contacts des clients, etc.

2. Fins de la collecte des renseignements personnels

Les Renseignements personnels recueillis par Kaleido Services financiers inc. varient selon les fins pour lesquelles ils sont collectés. Kaleido Services financiers inc. s’engage à déterminer, avant la collecte de Renseignements personnels auprès des Titulaires, les fins auxquelles ceux-ci seront utilisés. Toute personne mandatée par Kaleido Services financiers inc. pour recueillir des Renseignements personnels doit être en mesure d’expliquer l’utilisation qui sera faite de ces renseignements.

Par exemple, si une personne demande de l’information sur les produits offerts par Kaleido Services financiers inc., celle-ci n’aura besoin que des renseignements lui permettant de l’identifier et de communiquer avec lui. Toutefois, si une personne souhaite souscrire à une police d’assurance, il faudra, entre autres, collecter des informations financières à son sujet ainsi que son numéro d’assurance sociale.

La collecte de Renseignements personnels auprès d’un Titulaire se fait par le biais des différents formulaires, sur support papier ou informatique. Ces documents indiquent clairement les fins de la collecte de Renseignements personnels par Kaleido Services financiers inc. La collecte de Renseignements personnels peut aussi se faire lors d’une conversation téléphonique enregistrée avec un employé du service à la clientèle de Kaleido Services financiers inc.

Kaleido Services financiers inc. peut communiquer avec un Titulaire par téléphone, courrier électronique ou courrier postal, en utilisant les coordonnées dont elle dispose à son dossier et selon les préférences dont elle nous a fait part.

3. Obtention du consentement

Kaleido Services financiers inc., par l’entremise de ses responsables désignés, ne recueille et n’utilise les Renseignements personnels d’un Titulaire qu’après avoir obtenu au préalable son consentement.

Généralement, ce consentement est donné par le Titulaire ou par un tiers dûment autorisé, comme un tuteur ou un mandataire, et ce, dès la collecte des Renseignements personnels. Dans certaines circonstances, il se peut que le consentement du Client soit accordé verbalement ou par courriel.

Avant de recueillir le consentement du Titulaire, Kaleido Services financiers inc. doit l’informer :

  • des fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont nécessaires;
  • de l’utilisation qui en sera faite;
  • des catégories de personnes qui y auront accès;
  • de l’endroit où les Renseignements personnels seront détenus;
  • de ses droits d’accès et de rectification.

Sous réserve du respect des lois en vigueur, les Titulaires peuvent retirer leur consentement relatif à l’utilisation de leurs Renseignements personnels en transmettant un avis écrit à cet effet à Kaleido Services financiers inc. Le cas échéant, Kaleido Services financiers inc. doit informer le Titulaire des conséquences d’un tel retrait, le cas échéant.

4. Responsabilité

Kaleido Services financiers inc. est responsable de faire respecter tant la législation en matière de protection des Renseignements personnels que la présente politique par tous les employés, mandataires, fournisseurs de services ainsi que par sa force de vente qui sont susceptibles de collecter, d’utiliser ou d’avoir accès aux listes et bases de données qui contiennent les Renseignements personnels des Titulaires.

5. Accès aux renseignements personnels

Kaleido Services financiers inc. se fait un devoir d’exercer un contrôle strict sur les accès aux Renseignements personnels des Titulaires. Ainsi, nos processus internes visent à ce que seuls les dirigeants, employés, représentants ou fournisseurs de services qui ont un réel besoin de consulter ou de modifier les Renseignements personnels des Titulaires puissent y accéder. Si Kaleido Services financiers inc. doit divulguer des Renseignements personnels à un tiers, par exemple, un fournisseur de services, elle ne lui divulgue que ceux nécessaires à l’exécution de son mandat et elle lui impose des obligations en matière de protection des Renseignements personnels qui ont au moins la même teneur que celles prévues dans la présente politique.

Aucun accès injustifié aux Renseignements personnels n’est toléré. Le responsable de la protection des Renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et s’assure de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels détenus par Kaleido Services financiers inc. Kaleido Services financiers inc. s’efforce d’appliquer les principes dégagés par la présente politique à l’ensemble de ses activités et à instaurer des processus visant à en assurer le respect, tant par les dirigeants et employés du siège social que par sa force de vente qui sont régulièrement sensibilisés à l’importance de la protection des Renseignements personnels.

6. Limitation de la collecte et utilisation des renseignements personnels

Kaleido Services financiers inc. ne doit collecter auprès des Titulaires que les Renseignements personnels qui sont nécessaires à la souscription à une ou plusieurs polices d’assurance, à la gestion de celles-ci ou à toutes autres fins légitimes auxquelles le Titulaire a consenti.

Les Renseignements personnels demandés aux Titulaires sont ceux qui permettent à Kaleido Services financiers inc. de remplir ses obligations en matière de connaissance des clients, de convenance des transactions et de saine gestion de ses dossiers clients.

Kaleido Services financiers inc. s’engage à procéder de manière honnête et licite à la cueillette, à l’utilisation, à la conservation et la destruction des Renseignements personnels des Titulaires.

7. Exactitude des renseignements

Kaleido Services financiers inc. s’engage à prendre les moyens raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude des Renseignements personnels qu’elle détient, notamment lors de la souscription à une ou plusieurs polices d’assurance ou lors des modifications qui pourraient y être ultérieurement apportées.

Les Renseignements personnels détenus par Kaleido Services financiers inc. ne seront toutefois pas systématiquement mis à jour à moins que les services pour lesquels ils sont requis ne l’exigent.

Vous pouvez communiquer avec le service à la clientèle de Kaleido Services financiers inc. pour nous informer des changements concernant vos Renseignements personnels ou pour vous assurer de leur exactitude.

8. Demande d'accès et de rectification

Sur demande, Kaleido Services financiers inc. s’engage à informer toute personne de la détention de Renseignements personnels qui la concernent, de l’utilisation qui en est faite, du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et de son droit à les consulter, le tout gratuitement. Les dossiers des Titulaires sont conservés au siège social de Kaleido Services financiers inc. sur support informatique et certains dossiers sont aussi conservés sur support papier archivé. De ce fait, il n’est pas recommandé de se présenter directement au siège social afin de consulter son dossier, mais plutôt de procéder par demande écrite, tel qu’expliqué ci-dessous.

Un Titulaire peut également demander à obtenir copie des Renseignements personnels détenus par Kaleido Services financiers inc., moyennant certains frais de reproduction.

Un Titulaire a le droit de contester l’exactitude des Renseignements personnels qui le concerne et de demander qu’une rectification leur soit apportée. Un Titulaire peut aussi demander que soit supprimé un Renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier, formuler des commentaires écrits et les verser au dossier détenu par Kaleido Services financiers inc.

Les employés et représentants de Kaleido Services financiers inc. se font un devoir d’être en mesure de répondre aux questions et préoccupations des Titulaires au sujet des Renseignements personnels qui sont recueillis ou qui sont utilisés pour la gestion de leur dossier et les autres fins déclarées. Si la réponse reçue ne satisfait pas les attentes du Titulaire, ce dernier peut contacter le responsable de la protection des Renseignements personnels afin de recevoir de plus amples renseignements.

Kaleido Services financiers inc. s’engage à répondre avec diligence aux demandes de communication, de rectification et de suppression de Renseignements personnels, et ce, dans un délai de trente (30) jours.

Les demandes d’accès aux Renseignements personnels détenus par Kaleido Services financiers inc. et les demandes de rectification doivent être transmises par écrit à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Kaleido Services financiers inc.
Centre d’affaires Henri-IV
1035 avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 500
Québec QC, G1W 0C5

Au besoin, le responsable de la protection des renseignements personnels ou le service à la clientèle de Kaleido Services financiers inc. peut vous aider à présenter une demande d’accès ou de rectification.

En cas de refus ou en l’absence de réponse de la part de Kaleido Services financiers inc. dans les trente (30) jours de la demande, les résidents du Québec peuvent présenter une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information (Québec).

9. Vérification de l'identité

Lorsqu’un Titulaire fait une demande pour accéder aux informations recueillies dans le cadre de la souscription à une ou plusieurs polices d’assurance ou à son dossier ou pour y apporter une modification, les employés et les représentants de Kaleido Services financiers inc. doivent, au préalable, identifier le requérant avec certitude, selon les pratiques généralement reconnues et recommandées par l’industrie.

10. Mécanisme de traitement des plaintes

Les Titulaires peuvent présenter une plainte concernant la protection des Renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de la présente politique identifiée à l’article 8 ci-dessus.

La plainte sera traitée conformément à la politique de traitement des plaintes de Kaleido Services financiers inc., disponible sur demande, ou en ligne.

11. Mesures de sécurité (vol et perte)

Kaleido Services financiers inc. vise à appliquer les meilleures pratiques et elle a mis en place des mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques afin de réduire au maximum les risques de vol, de perte, de communication indue ou de modification non autorisée des Renseignements personnels.

Kaleido Services financiers inc. révise périodiquement ses mesures afin d’être à jour et d’offrir la meilleure protection possible à tous les Titulaires relativement à la protection de leurs Renseignements personnels.

12. Modification à la politique

Kaleido Services financiers inc. révise périodiquement sa politique de protection des Renseignements personnels pour s’assurer qu’elle rencontre les plus hautes normes en la matière.

Kaleido Services financiers inc. s’engage à la rendre disponible, ainsi que toute modification qui y est apportée, sur son site Internet (www.kaleido.ca), et ce, dans un délai raisonnable.